こんにちは、たにしんです。
仕事をしていると、「この業務って本当にいるのかな？」とか、「この業務がなければ、もう少し早く仕事を終わらせられるのに」とか、「この業務って意味あるの？」と思うことがあると思います。
様々な雑務から、時間をかけてやっている業務など、それらをもっと効率的にしたいとか、やり方を変えたいと思う人ほど、日々、そういった感情を抱いているのではないでしょうか？
こういった感情を解決するためには、いくつかのステップを踏んで、実際にアクションを起こすしかありません。
今回は、どういったステップを踏んで、自分が無駄だと思う業務に立ち向かっていけばよいかを解説していきます。
まずは無駄だと思う業務の背景を確認する
どんな業務にも、それをすることになった理由があります。その理由をまずは突き止めましょう。
やり方は簡単で、先輩や上司に、「この業務って、何で必要なのですか？」と聞けばいいだけです。
ただ、ゼロから聞くのも反感を買うかもしれないので、自分なりに理由を考察して、それをぶつけた方がいいかもしれません。
具体的には、「この業務は○○という理由でしているんですよね？」みたいに聞けるといいかと思います。
無駄だと思う業務をなくしても大丈夫かを考える
無駄だと思う業務をしている理由がわかったら、その理由を踏まえた上でその業務をなくせないか考えます。
一人で考えずに、周囲の人も巻き込んで相談をするとよいです。
自分1人で考えると、考えが偏ってしまうので、複数人の意見も聞いて、大丈夫か検討しましょう。
この時、肯定的な反応をみせる人の意見にばかり耳を傾けるのではなく、否定的な意見もしっかり聞くことが大切です。
否定的な意見の人がいなければ、信頼できる人にあえて否定的な意見を考えて言ってもらうと参考になります。
実際に上司に相談にいく
検討の結果、なくしても差し支えのなさそうな業務であるという結論に至れば、上司に相談を持ち掛け、なくしてはどうか？という話を出してもいいと思います。
1つ注意点としては、そういう話を持ち掛ける際は、きちんとその業務をなくす理由を明確にしてまとめ、相手に話せるように準備をしなくてはなりません。
また、なくしてしまうというのはハードルが高いので、なくすのがよいか？それとも、他の方法を提示した方がよいのか？よく検討してから相談をする必要があります。
こういった業務改善において、とてもわかりやすい考え方にECRS（イクルス）というものがあります。
Eliminate（排除）： 無くせないか
Combine（結合）： まとめられないか
Rearrange（交換）： 順序を変えて効率化できないか
Simplify（簡素化）： もっと単純にできないか
改善した業務を、このE→C→R→Sの順で検討するといいということです。
ぜひ参考にしてみてください。
実例
私の経験では、前述のステップを踏み、ECRSを検討した結果、他病院に送る情報提供書を簡素化することに成功しました。簡素化なので、なくしたわけではありませんが、業務負担はかなり軽減しました。
こういった業務改善を行う時には、自身のこれまでの慣習を疑い、見つめなおす必要があります。今している業務が本当に必要なのか、常に考えて仕事をしていると、業務の本質がみえてきたりもします。
ぜひ、一度試してみてください。
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